Personvernerklæring elever og foresatte

PERSONVERNERKLÆRING FOR STEINERSKOLEN I ARENDAL – elever og foresatte

Juli 2018 trådte EU sin nye personvernforordning (GDPR) i kraft i Norge. Personvern og informasjonssikkerhet er viktig for oss på Steinerskolen i Arendal. Vi skal behandle personopplysningene dine på en lovlig og sikker måte. Her kan du lese om hvordan dine personopplysninger behandles.

GENERELT

Definisjoner av viktige begrep jf. lov om behandling av personopplysninger av 15.6.2018 nr. 38, jf. EUs forordning for personvern artikkel 4.

Personopplysning: Enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person

Behandling: Enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger

Behandlingsansvarlig: Den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes

Databehandler: Den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige

Du kan lese mer på Datatilsynets sider hva som regnes som personopplysninger .

HVEM ER BEHANDLINGSANSVARLIG?

Styret for Stiftelsen Steinerskolen i Arendal har hovedansvar for behandling av personopplysninger på Steinerskolen i Arendal. Daglig leder er delegert ansvaret for den daglige håndtering og behandling av personopplysninger for sine elever og foresatte. Skolens organisasjonsnummer er 985 458 030.

HVA ER FORMÅLET?

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger er å tilby deg tjenester eller utføre lovpålagte oppgaver, derunder

  • å ivareta opplæringen av elevene
  • å tilrettelegge for tilpasset opplæring
  • å planlegge undervisning
  • å vurdere elevarbeider
  • å rapportere på resultater, orden, oppførsel og fravær
  • å kommunisere med elever og foresatte
  • å ha nødvendig informasjon om utfordringer eleven har knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, personlige forhold osv. for å møte elevens behov

HVA ER DET RETTSLIGE GRUNNLAGET?

For at vi skal kunne registrere og behandle opplysninger om deg må vi ha et rettslig grunnlag. Friskoleloven og opplæringsloven gir skolen plikter. For å få gjennomført disse pliktene etter loven, er det slik at skolen har lovhjemmel til registrering og behandling av nødvendige opplysninger.

  • LOV-2003-07-04-84 Lov om frittståande skoler (friskoleloven)
  • LOV-1998-07-17-61 Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova)
  • LOV-2018-06-15-38 Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)
  • LOV-1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

Der vi ikke har slikt grunnlag, vil vi innhente ditt samtykke.

HVILKE LANDS LOVVERK GJELDER?

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i lov om behandling av personvernopplysninger (personopplysningsloven) av 15.6.2018 med tilhørende forskrift. EUs forordning for personvern (GDPR) gjort gjeldende med enkelte nasjonale tilpasninger.

HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLES OG HVOR BEHANDLES DE?

De viktigste elektroniske systemene for Steinerskolen i Arendal som lagrer personinformasjon beskrives under. Systemene lagrer nødvendig informasjon knyttet til formålet for hvert system.

  • VIGILO- Skoleadministrativt system (SAS)
    • Her ligger personopplysninger som navn, adresse, personnummer, klasse, informasjon om orden/oppførsel, telefonnummer for elever og foresatte, fravær, merknader etc. Systemet har også mulighet til kommunikasjon skole/hjem. Systemet ivaretar to-faktorautentisering og nødvendig sikkerhet rundt lagring av personopplysninger
  • SHAREPOINT (elektronisk arkivsystem)
    • Her ligger elevmappene med dokumentasjon knyttet til eleven. Systemet ivaretar en to-faktorautentisering og sikker lagring av personopplysninger.
  • OFFICE365 – Læringsplattform (LMS) – pr i dag er det Office365, Onenote og TEAMS
    • Her registreres personopplysninger knyttet til faglige skolearbeid, er en plattform for samhandling, planlegging og vurderinger mellom eleven og lærer
    • TEAMS – Kommunikasjon og samhandlingsplattform for medarbeidere. Kommunikasjon og samhandlingsplattform for elever/lærere. I TEAMS kan man benytte video og lydoverføringer. Ved bruk av TEAMS i forbindelse med hjemmearbeid, kan lyd -og bildeoverføring fra hjemmet overføres til de elever og/eller lærere eleven har kontakt med i det aktuelle tidsrommet.
  • Sosiale medier og skolens hjemmeside
    • Her legges det ut bilder/videoer av elever kun i henhold til de samtykker som er innhentet. I tillegg publiserer skolen bilder av elever i henhold til de anbefalinger som er gitt av Datatilsynet. Det innhentes særskilt samtykke, dersom det er hensiktsmessig å “eksponere” eleven utover anbefalingen fra Datatilsynet. Det innhentes da også samtykke fra eleven.
  • AD Directory
    • Her har vi elevenes e-postadresser lagret.
  • SKOLE-PC
    • Alle elever på mellom- og ungdomstrinn har tilgang til PC. Alle elever har unik pålogging og elevene har ikke anledning til å lagre informasjon lokalt på PC.

HVOR HENTES OPPLYSNINGENE FRA?

Personopplysninger som behandles av Steinerskolen kan komme fra elevene selv, foresatte, og pårørende. Når vi utfører lovpålagte tjenester, kan vi dersom det er nødvendig hente opplysninger om deg fra offentlige myndigheter eller offentlige registre (for eksempel Folkeregisteret).

ER DET FRIVILLIG Å GI FRA SEG OPPLYSNINGENE?

Steinerskolen i Arendal har plikt og rett til å skaffe alle nødvendige opplysninger knyttet til elever og foresatte. De aller fleste opplysningene vi har om elever og foresatte er nødvendige for at vi skal kunne ivareta vår lovpålagte tjeneste.

Samtykke til tilleggsinformasjon er noen ganger nødvendig og hensiktsmessig. Når foresatte inngår avtale om skolekontrakt innhentes det ulike samtykker. Det er frivillig å gi samtykke i de enkelte tilfellene. Samtykket gjelder fra den datoen det registreres og til den sluttdatoen som er fastsatt i samtykket. Du har rett til å endre eller trekke dine samtykker tilbake. Endring og tilbaketrekking gjelder fra den datoen det blir registrert.

Dersom det oppstår situasjoner hvor skolen har behov for å utveksle informasjon med andre instanser, så vil det innhentes eget samtykke for dette, hvor formålet med informasjonsutvekslingen skal komme frem.

UTLEVERES OPPLYSNINGENE TIL TREDJEPARTER?

Skolen kan i visse tilfeller ha rett til å samarbeide med andre og utveksle opplysninger innenfor taushetspliktreglenes grenser, for eksempel til politiet. Andre ganger kan skolen ha plikt til å gi fra seg personopplysninger, som for eksempel til barnevernet. Skolen kan også være pliktig til å oppgi elevinformasjon og foresatte informasjon til offentlige instanser og revisor i forbindelse med ulike lovpålagte rapporteringer, f.eks skattemyndigheter ifm. rapportering av SFO betaling, elevtelling, korreksjonsordning og lignende.

HVA OVERFØRES/INNHENTES TIL/FRA ANDRE SKOLER OG BARNEHAGE?

Elevdata lagres i skolenes systemer så lenge de er elever. Ved overgang fra barneskole til ungdomsskole, overføres elevmapper automatisk. Steinerskolen i Arendal er skoleeier for 1.-10.trinn.

Skolen innhenter og overfører informasjon om karakterer/vurderinger og fravær på ungdomskolen uten samtykke fra foresatte, da dette er lovpålagt informasjon skolen har behov for å innhente/overføre for å utføre våre oppgaver.

Når du begynner på skolen innhenter Steinerskolen i Arendal et spesielt samtykke til innhenting av informasjon fra andre virksomheter som tidligere skole eller barnehage.

Skolen utveksler ikke informasjon med ny skole ved skolebytte uten at det foreligger et spesielt samtykke fra foresatte. Når eleven går over til videregående opplæring er det særskilt informasjon som eventuelt overføres, dette kan være i forbindelse med søknad på særskilt grunnlag, behov for spesiell tilrettelegging eller lignende. Foresatte deltar i denne prosessen, og gir skriftlig samtykke til det som overføres.

HVILKE RETTIGHETER HAR DU?

  • Innsyn: Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om deg som foresatt og dine barn som elever.
  • Retting av informasjon: Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få det rettet.
  • Sletting av informasjon: Du har rett til å be om opplysninger slettet. Opplysningene kan slettes hvis lovverket gir grunnlag for det.
  • Begrenset behandling: Du kan kreve midlertidig stopp i behandling av opplysninger hvis du mener de opplysningene Steinerskolen sitter på er unøyaktige eller at vi ikke har grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da undersøke innsigelsene dine før opplysningene behandles videre.
  • Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert alle opplysninger du selv aktivt har gitt oss om deg som foresatt eller om ditt barn som elev på Steinerskolen. Dette er opplysninger du har gitt samtykke til. Dette gjelder også dersom du ønsker disse opplysningen sendt videre til for eksempel ny skole dersom dere flytter. Du har rett til å få dette i et digitalt format.
  • Protestere mot bruk av opplysninger: I helt spesielle tilfeller kan det hende du vil ønske å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige eller at vi ikke har ditt samtykke. Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest.

Her kan du lese mer om dine rettigheter og plikter.

KONTAKTINFORMASJON

Behandlingsansvarlig

Personer som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger eller korrigering av informasjon kan kontakte oss på:

Telefon: 37 00 11 23
E-post: post@steinerskoleniarendal.no

Ansvar for personvern:

Steinerskolen i Arendal har en medarbeider med ansvarsområde personvern, som skal verne personverninteressene til både elever/foresatte og medarbeidere på skolen. Denne personen kan kontaktes som følger:

Melania Geest Eker

Steinerskolen i Arendal, Postboks 55, 4801 Arendal

Telefon: 37 00 11 23

E-post: melania.eker@steinerskoleniarendal.no

VERSJON
Personvernerklæringen versjon 1 juni 2019
Revidert mars 2020